サービス担当者会議とは？家族は出るべきか・いつ開くか・欠席やオンラインの扱い

ケアマネジャーから「来週、担当者会議をやります。ご家族も来られますか」と電話があった。何の会議なのか、仕事を休んでまで出るべきなのか、行ったところで何を話せばいいのか。聞き返せないまま電話を切ってしまった人は少なくありません。

結論から言うと、サービス担当者会議は、ケアマネジャーが本人・家族と、ケアプランに入るサービスの担当者を一度に集めて、ケアプランの原案を確かめる会議です。国の基準は、この会議を「利用者及びその家族の参加を基本」とする会議と定めています（指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準 第13条第9号）。家族は聞き役ではなく、意見を言う側の参加者です。この記事は会議そのもの（いつ開くか・誰が来るか・出られないとき・記録）に絞ります。認定通知からサービス開始までの全体の流れはケアプランができるまでの流れにまとめています。

サービス担当者会議とは？国の基準に書かれた目的

会議の目的は2つです。本人の状況を担当者全員で共有することと、ケアプランの原案に専門家の意見をもらうことです。

基準の第13条第9号は、ケアマネジャーが原案に入れたサービスの担当者を招集し、利用者の状況等の情報を共有するとともに、原案の内容について担当者から専門的な見地からの意見を求める、と書いています。会議のあと、原案は必要に応じて直され、本人の文書での同意を得てケアプランとして確定します（同条第10号）。同意と署名の場面で何を見ればいいかはケアプランの同意・署名の記事で扱っています。

いつ開かれる？会議が必要になる4つの場面

会議が必要な場面は基準で決まっています。逆に、曜日の変更のような小さな直しでは開かれないこともあります。

更新認定のたびに会議があるので、介護度が変わらない人でも、認定の有効期間ごとに一度は家族が意見を言える機会があります。更新の手続きの流れは要介護認定の更新の記事にまとめています。

開かなくてよい「軽微な変更」の例として、武蔵野市のQ&Aは国の通知（介護保険最新情報Vol.959）に沿って、サービス提供の曜日の変更（提供時間数の変更は含まない）、一時的な回数の変更、生活圏域の変わらない住所変更、事業所の名称変更、同等の福祉用具への交換で単位数だけが変わる場合などを挙げています。そのうえで同市は、継続的にサービス回数を増やすような変更は軽微な変更にあたらず、会議の記録を含む一連の手続きが必要だとしています。

誰が来る？場所と時間の目安

参加するのは、ケアマネジャー、本人、家族、そしてケアプラン原案に入るサービスの担当者です。訪問介護ならサービス提供責任者、デイサービスなら生活相談員、福祉用具なら福祉用具専門相談員、といった顔ぶれになります。

場所は国の基準に定めがありませんが、本人の自宅で開かれることが多い会議です。堺市のQ&Aは、原則は利用者の自宅で行い、別の場所で行う場合は自宅で行えない理由を会議の記録に書くよう求めています。同じQ&Aでは、デイサービスの施設で開く場合はサービス提供時間内に行わないこと（時間内に会議をするとその時点で通所介護のサービスが終了になる）、入院先の病院で行う退院前のカンファレンスはサービス担当者会議として扱わず、自宅で改めて開くこと、という扱いも示しています。

所要時間に国の決まりはありません。仕事を抜けて出るなら、日程の連絡を受けた時点で「何分くらいかかりますか」と聞いておくと予定が組みやすくなります。

全部そろわなくても構いません。一番伝えたいことが1つあれば、会議に出る意味は十分にあります。

家族が出られないとき：日程調整・電話参加・照会

家族が平日の日中に出られないのは珍しいことではありません。まず日程の調整を頼み、それでも難しければ電話やビデオ通話でつないでもらう、事前にケアマネジャーへ意見を伝えておく、という順で考えれば十分です。

担当者側が集まれない場合の扱いもあります。基準は、やむを得ない理由がある場合は、会議に代えて担当者への照会等により意見を求めることができるとしています（第13条第9号ただし書・第15号ただし書）。

自治体の運用を見ると、照会はあくまで例外です。武蔵野市のQ&Aは、照会は会議のために日程調整をしたが、所属の違う担当者が一堂に会する日時の調整が難しく、どうしても参加できない担当者について会議参加に代えるもので、最初から照会ありきで会議を開かないことは認められない、と書いています。欠席した担当者がいる場合は、第4表に所属・氏名・出席できない理由と、照会した年月日・内容・回答を書くよう求めています。

一方、堺市のQ&Aは、日程が合わず全員を集められない場合に、出席できない担当者から事前に専門的な意見を聞き取っておくよう求め、必ずしも文書である必要はなく、ケアマネジャーが聞き取って書き留める形でもよいとしています。区分変更を申請して暫定ケアプランを作るときも会議は必須で、どのような形で行うかは状況に応じてケアマネジャーが判断する、という扱いです。暫定ケアプランの期間の動き方は暫定ケアプランの記事にまとめています。

オンライン（テレビ電話）で開くときの同意

会議はテレビ電話装置などを使って開くこともできます。2021年度（令和3年度）の改正で基準に書き込まれたもので、条文は、利用者または家族が参加する場合には、テレビ電話装置等の活用について利用者等の同意を得なければならない、としています（第13条第9号）。

つまり、担当者どうしがオンラインでつながるのは事業所側の判断でできますが、本人や家族がオンラインで参加する形にするなら、その方法でよいかを先に聞かれるのが決まりです。遠方に住んでいて自宅まで行けない家族にとっては、出席の形を選べるようになったということでもあります。同意の取り方（書面か口頭か、記録の残し方）は事業所によって異なるので、「ビデオ通話で参加したい」と希望を伝えたうえで、どう同意すればいいかをケアマネジャーに確認してください。

あわせて知っておきたいのが個人情報の扱いです。基準の第23条第3項は、会議などで利用者の個人情報を使う場合は利用者の同意を、家族の個人情報を使う場合はその家族の同意を、あらかじめ文書で得ておくよう事業所に求めています。契約のときに署名した書類の中に、この同意書が入っているのが一般的です。

会議の記録（第4表）は家族も見せてもらえる？

会議で話した内容は、国が示す標準様式の第4表「サービス担当者会議の要点」に残ります。記載要領では、開催日・場所・時間、出席者の所属と氏名、本人または家族が出席したかどうか、検討した項目、検討内容、結論、残された課題（次回の開催時期など）を書くことになっています（介護保険最新情報Vol.958）。京都市は、この第4表を介護予防のケアプランと共通の記載方法として示しています。

事業所はこの記録を、サービスの完結の日から2年間保存しなければなりません（基準 第29条第2項）。また第15条は、利用者から申し出があった場合などに、直近の居宅サービス計画とその実施状況に関する書類を利用者に交付する、と定めています。第4表がこの書類にどこまで含まれるかは条文に名前が出ていないため、まずは「先日の担当者会議の要点の写しをいただけますか」と頼んでみてください。決まったことを後から確かめる手がかりになります。

要支援の場合のサービス担当者会議

要支援1・2の人のケアプラン（介護予防サービス計画）にも、同じ趣旨の会議があります。根拠は「指定介護予防支援等の事業の人員及び運営並びに指定介護予防支援等に係る介護予防のための効果的な支援の方法に関する基準」で、第30条第9号が会議の開催、第17号が要支援の更新認定・区分変更認定のときの会議を定めています。

会議を開くのは、地域包括支援センター（または介護予防支援の指定を受けた居宅介護支援事業所）の担当職員です。要支援と要介護を行き来すると担当窓口が変わることがあり、そのときは新しい担当者のもとで改めて会議が開かれます。家族ができることは要介護の場合と変わらず、日程の相談と、困っていることを1つ伝えることです。

会議の開き方、照会の扱い、記録の残し方は、自治体ごとの運用に違いがあります（2026年時点）。分からないことがあれば担当のケアマネジャーに、それでも分からなければ親が住む市区町村の介護保険の窓口に聞いてみてください。