特養から「空きが出ました」と連絡が来たら｜面談・入所判定・返事の期限と辞退の扱い

何年も待った特養から、ある日突然「お部屋が空きました。入所されますか」と電話が来る。うれしい知らせのはずなのに、親は入院中、仕事中で即答できない、そもそも本当にここでいいのか——と頭が真っ白になる家族は少なくありません。

先に結論です。電話ではその場で決めなくて大丈夫です。返事の期限と面談の日程を聞き、辞退した場合の扱いを確かめてから家族で決めてください。辞退すると他の施設の申込みまで無効になる自治体もあるので、ここだけは先に確認が必要です。この記事は、順番が来た瞬間から入所日までに絞って、やることを並べます。

特養から「空きが出ました」と連絡が来てから入所までの流れ

順番が来た施設から電話が入り、面談、入所の決定、契約、入所日と進むのが基本の形です。大田区の案内では、希望した施設のうち最初に順番が来た施設の担当者から、電話で直接連絡があるとされています。

そもそもの順番は、施設に置かれた入所検討委員会が合議で決めます。委員会は施設長・生活相談員・介護職員・看護職員・介護支援専門員などで構成され、介護の必要の程度と家族の状況を見て判断するとされています（厚生労働省の指針）。福岡市の入所指針では、この順位をまとめた名簿を毎年4月1日と10月1日の2回つくると定めています。申込みと順番の仕組みそのものは特養に入れない・待機が長いときの記事で整理しています。

電話を受けたら、その場で聞くこと

返事の期限は全国一律の決まりがありません。空いた部屋を長く空けておけないため、早めの返事を求められることがあります。電話口で決めずに、次の4つを聞いてメモしてください。

親が入院中・老健に入所中・ショートステイを利用中でも、申込みが続いていれば連絡が来ることがあります。今いる場所と、退院や退所の見込みをそのまま伝えてください。老健からの移り方は老健から特養に移るときの記事にまとめています。

面談（実態調査）で聞かれること・家族が確かめること

施設は入所の際、今のケアマネジャーへの照会などで、本人の心身の状況・生活歴・病歴・居宅サービスの利用状況を把握するよう努めると省令で定められています。面談では本人の状態だけでなく、家族の状況も話題になるので、できれば家族が同席してください。

同時に、面談は家族が施設を確かめる場でもあります。入所してから困らないよう、次の点を家族の側から聞いておくと安心です。

医療的ケアの受け入れは施設によって差があります。大田区のように、医療行為が必要な人の受け入れ状況を一覧で公表している自治体もあるので、親の住む地域の案内も見てみてください。

断ったら（辞退したら）順番はどうなる？

ここは自治体による差がいちばん大きいところです。辞退した後の名簿の扱いは地域ごとに決められていて、申込みそのものが無効になる地域もあります。

それでも、断ることは悪いことではありません。医療的ケアに対応できない、費用が払い続けられない、本人が強く拒んでいるなど、入所してから行き詰まる理由があるなら、辞退も正当な選択です。迷ったら、返事の期限内にケアマネジャーか地域包括支援センターに相談し、辞退した場合の扱いを確かめてから決めてください。

入所日までにやること：今のサービスへの連絡

入所が決まったら、今お世話になっている人たちへの連絡が最初の仕事です。終了日と入所日のあいだに空白ができないよう、先に日付を押さえます。

入所日までの書類や薬の引き継ぎ、持ち物の準備は老人ホームの入居準備と持ち物の記事で順番に整理しています。

返事の期限・面談の進め方・辞退の扱いは、施設や自治体によって異なります（2026年10月時点）。連絡が来る前に親の住む市区町村の案内で辞退の扱いだけでも確かめておくと、いざ電話が鳴ったときに落ち着いて話を聞けます。